Матрица Эйзенхауэра и её применение в повседневной жизни. Составляем перечень важных, но не срочных дел

Пришло время подробнее остановиться на одном из его инструментов: матрице Эйзенхауэра.

Почему она так популярна уже десятки лет и не теряет актуальности? Давайте разберемся, в чем суть методики и как ее применять на практике.

Дуайт Эйзенхауэр остался в памяти потомков как мудрый стратег и продуктивный практик. Ему удалось закончить войну в Корее, прекратить преследования инакомыслящих внутри страны и добиться ряда других весомых результатов во внешней и внутренней политике. А еще благодаря ему мы сегодня имеем возможность пользоваться методикой, которая получила название матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов.

Разработать эту своеобразную таблицу политику столь высокого ранга пришлось самому, поскольку другие теории не удовлетворяли его в полной мере. А успевать постоянно решать массу грандиозных задач под силу далеко не каждому, даже столь «матерому» менеджеру высшего звена.

Сегодня фото с изображением этой схемы очень популярны на самых разных онлайновых ресурсах. Матрица - это разделенная на 4 квадранта страничка, куда вписываются задачи разной степени важности и срочности.

1. Первый или квадрант А включает те дела, которые требуют принятия неотложных мер.
2. В секторе В спрятаны не менее важные, но не столь срочные задачи.
3. Под литерой С размещаются не самые главные по значимости мероприятия, но которые требуют быстрого реагирования.
4. В последний квадрант D можно отложить, как в долгий ящик, дела несрочные и не относящиеся к особо значимым.

Самые главные, не терпящие отлагательств

Если в зоне А матрицы приоритетов Эйзенхауэра ничего не значится, автора документа можно поздравить. Значит, он успевает выполнять задуманное вовремя, и авральных действий не требуется.

Но порой без таких задач не обойтись.

Что же уместно расположить в квадранте А?

• Задачи, которые требуют оперативного выполнения, иначе не избежать серьезных проблем;
• Нерешенные задачи, реально грозящие откинуть вас назад от поставленной цели;
• «Пожарные» проблемы со здоровьем.

Пример из последнего пункта: признаки резкого ухудшения здоровья, которые требуют вызова врача на дом или срочного посещения кабинета в поликлинике. По работе это может быть важнейшая встреча с партнером по бизнесу, которая решит вопрос с инвестированием. Или сдача госэкзамена студентом, вызов на дом аварийной службы, если ощущается запах газа и т.д.

Существенные, но не торопящие

В — это главная зона планирования. Тут «живут» жизненно и производственно значимые задачи, которым нужен взвешенный подход и довольно длительный период решения. Торопиться с их реализацией не стоит, лучше обратить внимание на качество реализации поставленных целей. У кого это удается, тот и становится самым успешным в своем деле.

Здесь можно запрограммировать подготовку курсовой работы, налаживание отношений с новым бизнес-партнером, следование рекомендациям доктора, выбор дизайна для ремонта квартиры и т.д.

Чего надо всерьез опасаться, так это «переселения» намеченных тут мероприятий в квадрант А, то есть, в разряд «горящих».

Срочные, но не приоритетные

«Разгребать завалы» приходится не только в приоритетных направлениях деятельности. Накапливается куча мелких, нудных дел, которые откладывали до последнего момента, и вдруг они навалились разом, и приходится одним махом рубить этот «гордиев узел».

Иногда такие проблемы нам подкидывают другие, например, шеф поручил вам срочную работу коллеги. Просто потому что считает, что вы справитесь лучше. А у вас и своих дел выше крыши! Вот и мечетесь: то ли возгордиться своей незаменимостью, то ли честно сказать начальнику, что работать за двоих, да еще и за одну зарплату, у вас нет никакого желания. Тем более досадно, что коллега-неумеха ту же зарплату получит, «сидя на печи». Несправедливо!

Статья в тему:

Особенно, если и на дом работу не возьмешь: там тоже форс-мажор, внезапно нагрянувшие родственники или иные гости. Или те же свояки слезно просят помочь с переездом в новую квартиру. И вторая половина вас обязательно включит в «группу быстрого реагирования».

А назавтра или послезавтра после всех этих дел обязательно придется ликвидировать последствия недосмотра уже в своих задачах и планах, посредством занесения их в сектор С шаблона Эйзенхауэра.

Несрочные и неглавные

Нельзя все время заниматься только тем, что нужно, должно и что ведет успеху. Да и физически это нереально. Надо отдыхать, развлекаться, принимать желанных гостей, отправляться в путешествия, ходить на спектакли, кататься на речном трамвайчике и т.д.

В нашей жизненной программе эти моменты не назовешь ни главными, ни даже весьма существенными.

Но без них нам, как минимум, скучно. А это тоже влияет на самочувствие и самореализацию. И потом, тот, кто не умеет отдыхать, и в работе вряд ли достигнет многого: просто «перегорит» или «сломается».

Часть из этих задач можно отнести и к другим секторам, особенно, если они существенно влияют на здоровье и работоспособность.

Но точно в группу D попадут «пожиратели времени» типа длинных и бессодержательных телефонных разговоров, иных вариантов пустого времяпрепровождения. Тот же телевизор крадет массу времени, не говоря уже о «зависании» в социальных сетях или компьютерных играх.

Что поможет эффективно использовать матрицу

Cоставить матрицу - это полдела. Ведь надо выполнять все ее «указания». А для этого помнить о приоритетных делах и именно с них начинать свой день. Расписать алгоритм достижения этих важнейших целей, анализировать сделанное, отмечать ошибки и намечать пути их исправления.

Будьте настойчивыми и последовательными, меньше раскачивайтесь и отвлекайтесь на мелочи, не позволяйте другим «садиться себе на шею» и обязательно выберите максимально удобные и близкие вам варианты релаксации, отдыха, восстановления сил.

Статья в тему:

Как это работает на практике?

«Хозяин времени» - так называется тренинг Евгения Попова, который развивает и конкретизирует положения ряда известных классических методик тайм-менеджмента.

Порой мы штудируем массу ценной литературы, соглашаемся с авторами мудрых идей. Но как это все применить на практике, остается непонятным. Вот для этого-то и разработан курс видеоуроков Евгения Попова.

Он сам прошел путь от теории, изучения наследия прошлого, к собственным практическим наработкам. Этот курс выверен его движением по лестнице успеха. Он сам научился многому, а сейчас щедро делится этими знаниями и умениями с нами. Загляните в его «школу», и многое, казавшееся сложным, обретет понятные очертания.

На сегодня у меня все о науке правильно планировать время и «укрощать» его стремительный бег. Задавайте вопросы, я с удовольствием отвечу всем, кто искренне стремится к самосовершенствованию.

Приглашайте сюда коллег, друзей, знакомых, пусть и они обретут умение рационально использовать каждый прожитый час.

Чтобы достичь успеха в каком-либо деле, нужно, во-первых, наметить себе четкий план действий, а во-вторых, неукоснительно соблюдать его. Однако нередко случается так, что, составив список дел, человек начинает бесконечно откладывать их, отвлекаясь на что-то несущественное или же просто ленясь взяться за работу. Часто люди совершают ошибку, неправильно выбирая приоритеты и очередность реализации задач.

В результате неправильного и неэффективного планирования дела накапливаются, а их срочное исполнение впоследствии отнимает огромное количество времени и сил. Таким образом, несколько дней могут быть легко вычеркнуты из жизни и заполнены лишь утомительной авральной деятельностью. Стресс и плохое настроение - вот что получает человек в результате бесконечных проволочек, виновником которых становится сам. А дальше он начинает еще больше страшиться этой рутины и попадает в замкнутый круг.

На помощь в такой ситуации может прийти матрица Эйзенхауэра, или, как ее часто называют, матрица приоритетов Эйзенхауэра. Это один из самых простых и эффективных способов организации рабочего времени, который основан всего лишь на двух параметрах - важности и срочности.

Этот способ распределения дел назван в честь 34-го президента США Дуайта Эйзенхауэра. Он, без сомнения, был очень занятым человеком, и именно поэтому разработал уникальный метод распределения времени и очередности выполнения дел.

Что такое матрица Эйзенхауэра

Главная идея состоит в том, чтобы быстро и эффективно распределить дела по степени важности и срочности. Оценивая их по этим двум параметрам, можно выделить приоритетные и отсеять совершенно не важные.

Матрица дел Эйзенхауэра была разбита на 4 группы:

• Срочные и важные.
• Не срочные, но важные.
• Не важные, но срочные.
• Не важные и не срочные.

По мнению американского президента, все без исключения задачи могут быть разделены по этим четырем категориям, важно лишь суметь критически оценить их значимость для дальнейшего будущего человека.

Теперь рассмотрим каждую категорию подробнее.

Важные и срочные дела

Эйзенхауэр называл их «вопросами жизни и смерти». Дела, которые непременно необходимо выполнить в течение суток, способные существенно повлиять на вашу дальнейшую жизнь и карьеру.

Примеры: разрешение кризисов или внезапно возникших проблем, неотложные задачи, проекты с близкими сроками сдачи.

Если в этот раздел попало очень много дел, значит, вы недостаточно хорошо управляете своим временем и неправильно распределяете силы. В идеале этот квадрат должен быть пуст.

Если множество важных дел одновременно требует скорейшего рассмотрения, значит, вы живете от аврала до аврала, и вам просто необходима матрица Эйзенхауэра как наглядный пример правильного распределения сил и времени. Привычка откладывать работу до последнего свидетельствует о низком уровне самодисциплины и впоследствии может привести к большим проблемам в карьере. К тому же пребывание в вечном стрессе от уже случившегося или только надвигающегося аврала губительно сказывается на вашем здоровье.

Важные, но не срочные

Это ваш потенциал. Дела, имеющие большое влияние на будущее, но не требующие аврального решения. Эйзенхауэр был уверен, что именно эта категория должна быть самой важной из четырех. Отнесение определенной задачи к данному пункту и планомерное ее выполнение обеспечит достаточное количество времени для вдумчивого и качественного исполнения.

Возможность выделить из списка дел те, которые должны находиться в этой категории, - одна из самых главных задач, которую выполняет матрица Эйзенхауэра. Пример таких дел - оценка полученных результатов, разработка новых проектов, определение перспектив развития, налаживание отношений.

Очень часто люди откладывают именно подобные дела, но делать этого никак нельзя, так как именно они - залог жизненного успеха. Для того чтобы избежать искушения, очень полезно назначать сроки их исполнения.

Не важные, но срочные дела

Дела, которые отнимают много времени, но, по сути, не имеют никакого значения для дальнейшего развития. В эту категорию президент помещал задания, которые отвлекают внимание и мешают эффективной деятельности.

Примером могут служить не слишком важные телефонные звонки по работе, ежедневные совещания, рассмотрение неотложных материалов, деловые встречи.

У большинства людей на подобные дела уходит львиная доля времени. Решать их нужно незамедлительно. Это позволит освободить достаточное количество времени для выполнения более серьезных задач.

Не срочные и не важные дела

Не имеют никакой важности для будущего. Это дела, которые отвлекают от основной работы. Они, как правило, очень приятны, но совершенно бесполезны. Сам Эйзенхауэр называл их «пожирателями времени» и считал губительными для эффективного рабочего процесса.

Примеры: личные телефонные звонки и письма, соцсети, компьютерные игры, бесконечные перекусы и перерывы на чай.

Эти дела можно смело вычеркнуть из списка, и заниматься ими лишь тогда, когда у вас действительно есть свободное время.

Как работать с матрицей

Вот несколько несложных правил, которые помогут на собственном опыте оценить, насколько эффективна матрица Эйзенхауэра. Принцип работы метода чрезвычайно прост.

Для наглядности возьмите лист бумаги и напишите список всех дел, которые вам предстоит сделать за какой-то определенный промежуток времени - день, неделю или месяц. Внимательно оцените их по степени важности и срочности.

Другой лист бумаги разделите на четыре части: в первом квадрате будут важные и срочные дела, во втором - важные, но не срочные, и так далее. Запишите все задачи в этот лист, распределив их по квадратам. То, что вы видите перед собой, - собственная матрица Эйзенхауэра.

Несложно понять, что свое время нужно распределять в основном между важными делами, то есть между первыми двумя квадратами. Те задачи, которые попали в третий и четвертый квадраты, могут быть выполнены после выполнения более важных.

При решении какой-то проблемы очень важно не отвлекаться от дела на перекусы, перекуры и проверку почты. Закончите задание, а потом можете вознаградить себя чем-нибудь приятным.

Матрица Эйзенхауэра подходит и для долгосрочного планирования. Для этого также важно наметить главную задачу и расписать по квадратам все дела, которые будут способствовать ее достижению.

Несмотря на то что методу уже больше полувека, он не потерял своей эффективности. Матрица Эйзенхауэра успешно применяется многими преуспевающими людьми. Она является одной из основополагающих методик современного тайм-менеджмента. Простой, как и все гениальное, метод позволяет по-новому взглянуть на собственную деятельность, чтобы понять, куда уходит драгоценное рабочее время.

34 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр человеком был очень занятым. Чтобы успевать за день сделать больше, он создал собственный эффективный инструмент тайм-менеджмента, который сегодня называют Матрицей Эйзенхауэра или Матрицей приоритетов. В чем суть метода?

Что такое матрица Эйзенхауэра?

Идея матрицы Эйзенхауэра состоит в том, чтобы научиться быстро отличать важные дела от второстепенных и тех, которые вообще не требуют внимания. Все текущие и запланированные дела Эйзенхауэр предложил разбивать на 4 категории по принципу срочности и важности. Для наглядности он нарисовал квадрат и разделил его на 4 поля. Каждое из полей вмещало в себя список дел:

• 1 поле: Важные и безотлагательные дела;
• 2 поле: Важные, но не очень срочные дела;
• 3 поле: Не важные, но срочные дела;
• 4 поле: Не важные и не срочные дела.

Как работать с квадратом Эйзенхауэра?

Рассмотрим квадрат Эйзенхауэра более подробно:

1. Важные и безотлагательные дела. Что бы вы отнесли в эту категорию? Какое количество срочных и важных дел могли бы записать в этот квадрат? Фокус состоит в том, что планирование по Эйзенхауэру только тогда можно назвать эффективным, когда самый первый квадрат оказывается всегда чистым, без единой записи. Если у вас есть список дел, которые вы можете отнести в данное поле матрицы, значит, что-то мешает вашей продуктивной работе: лень, отсутствие самодисциплины, неумение правильно расставить преоритеты и т. д. Все это приводит к появлению авралов, что плохо сказывается на психическом и физическом состоянии человека.
2. Важные, но не очень срочные дела. Эйзенхауэр, создавая свою систему тайм менеджмента, был уверен, что именно данная категория является самой важной. Своевременно поместить сюда задачу и взяться за ее исполнение - означает возможность посвятить решению задачи столько времени, сколько необходимо. Так, например, своевременное обращение к врачу предупредит заболевание, а написание студенческой дипломной работы чуть раньше сроков оставит возможность для исправления ошибок.
3. Не очень важные, но срочные дела. Это поле матрицы Эзенхауэра предназначено для размещения сюда дел, которые мешают эффективной работе и потому требуют немедленного устранения. Например, починка поломки компьютера, помощь теще в перевозке мебели на дачу и т. д.
4. Не срочные и не важные дела. В матрице приоритетов есть место и для дел, которые мы выполняем ежедневно для того, чтобы отвлечься от работы.

   Это долгие разговоры по телефону, просмотр сериалов, френд-ленты, написание писем и т. д. То есть, все те дела, которые являются приятными, но не обязательными. Эйзенхауэр, говоря о приоритетах, называл подобные занятиями «пожирателями времени», которые негативно влияют на продуктивность работы.

Работать с квадратом Эйзенхауэра будет удобнее, если:

• Расставить в каждом поле задачи по степени важности, пронумеровав их латинскими буквами или цифрами. Браться стоит сначала за более срочные и важные дела;
• Сосредоточиться в основном на делах из квадрата 2. Если дела из списка не очень срочных, но важных попадут в квадрат важных и срочных дел - не страшно. Главное, чтобы подобное перемещение не стало тенденцией;
• Определить для себя долгосрочные цели и пошагово расписать задачи для их достижения. Задачи распределить по квадратам;
• Не отвлекаться от выполняемой в данный момент задачи на перекуры, просмотр почты и другие дела.

Таким образом, матрица, созданная президентом Эйзенхауэром - это действенный инструмент тайм-менеджмента, который успешно применяется на практике уже более полувека.

Похожие статьи

Матрица Эйзенхауэра как инструмент расстановки приоритетов

Существует мнение, что этот метод исполь­зовал генерал Дуайт Эйзенхауэр.

Он соста­вил матрицу классификации дел, которую использовал для более эффективной орга­низации своего времени, и она помогла ему добиться успеха - стать президентом США.

Все дела, согласно матрице Эйзенхауэра, по важности и срочности можно разделить на четыре категории

Рассмотрим подробнее каждую из этих категорий.

А. Важные и срочные . Дела этой категории необходимо сделать немедленно. Самое подходящее слово для них - «аврал».

Завтра экзамен, а билеты еще не выучены, и приходится в спеш­ном порядке доучивать то, что откладывалось в течение долгого времени на потом.

«Жить надо так, чтобы важные дела не превращались в срочные».

В. Важные и несрочные . Дела этой категории - самые «обиженные», им мы уделяем меньше всего внимания, ведь они несрочные! «Время терпит», - думаем мы про такие дела и откладываем их в долгий ящик. «Экзамен так далеко, целый семестр впереди, можно пока не думать

о подготовке… Ну, до экзамена еще месяц, успею все выучить… Еще целая неделя впереди, время есть…» И постепенно из-за нашего пренебреже­ния делами категории В они превращаются в дела категории А. И вот уже последняя ночь перед экзаменом, а мы лихорадочно пытаемся запом­нить хоть что-то, и в голове крутится: «Эх, надо было раньше начать гото­виться!» Чтобы избежать подобного сценария событий в своей жизни, к делам категории В нужно подходить как к инвестициям, которые необхо­димо делать сегодня, чтобы получить прибыль завтра.

С. Неважные и срочные . Хитрые дела, которые любят «прикидываться важными». Они ловко маскируются под дела категории А , и им часто уда­ется нас провести: человеку свойственно путать важность и срочность, чем и пользуются задачи категории С. Именно эти дела создают атмосферу суеты, суматохи и вечной спешки, но почему-то такое положение дел зача­стую считается показателем активной работы. А ведь еще в начале XX в. классик научной организации труда Ф. Тейлор заметил, что хорошо орга­низованное предприятие - то, где никто никуда не бежит, не суетится, а все дела делаются неторопливо, но в срок и качественно. Посмотрите внимательно на свою личную корпорацию «Я». Как обстоят дела у вас?

Д. Неважные и несрочные («мусорная корзина»). К делам подобного типа относятся наши поглотители времени. Они часто приятны и интересны, поэтому мы предпочитаем тратить на них лучшие часы, а потом не можем вспомнить, куда пропало столько времени? «Финансировать» такие дела нужно по остаточному принципу, иначе они «съедят» весь бюд­жет нашего времени. Если следовать этому принципу, из поглотителей они вполне могут превратиться в наших помощников.

Взять за правило: «Напишу реферат по экономике, сделаю задание по тайм-менеджменту, и если останется свободное время, поиграю час

в компьютерную игру», и четко ему следовать. Тогда и важное дело будет сделано, и на развлечения время останется.

Преимущества матрицы Эйзенхауэра:

— проста в использовании;

— позволяет уменьшить число неважных дел;

— помогает быстро определить приоритетные задачи и дела.

Матрица управления временем Стивена Кови

Стивен Кови был одним из немногих людей планеты, кто знал, как правильно распорядиться каждой минутой времени.

Кови работал над авторской системой тайм-менеджмента в течение нескольких лет, вложив в неё весь практический опыт, что он накопил за сотни, а может быть и тысячи, консультаций бизнесменов и просто деловых людей, кто мечтает выжимать из времени всё. До самой последней капли.

Стивен написал несколько книг по продуктивности. Самая известная «Семь навыков высокоэффективных людей» . В ней описываются привычки, которых нужно придерживаться, чтобы стать более результативным.

Коротко о каждой из привычек:

1. Будьте проактивны. Изменяйте мир вокруг себя, чтобы создать комфортную среду для достижения целей, самореализации и созидания. Не обращайте внимание на факторы, которые неподвластны вам, например, политика
2. Начинайте действовать, представляя конечную цель. Любые ваши действия должны быть направлены на достижение этой цели
3. Составьте матрицу управления временем и отдавайте приоритет важным и одновременно с этим несрочным делам
4. Действуйте исходя из стратегии Win-Win (выиграл-выиграл).

   В любой проблеме всегда 2 стороны (участника). Думайте, как решить её одновременно и наиболее выгодно для всех

5. Сначала стремитесь понять человека, быть понятым — это дело второй важности. Развивайте эмпатическое слушание — принятие от человека эмоций, чувств, а не только слов. И не забывайте отдавать свои
6. Стремитесь поймать синергетический эффект. Синергия означает, что целое всегда больше составляющих его частей. Эффект появляется при работе над трудными задачами, а также при работе в команде
7. Затачивайте пилу. Постоянно улучшайте навыки планирования, коммуникации и эмпатии (сопереживания)

Самый интересный и необычный пункт из вышеперечисленных — это третий пункт: «Матрица времени».

Что такое матрица управления временем и как с ней работать

Матрица — это шаблон, по которому можно определять очерёдность выполнения задач .

Физически матрица представляет собой квадрат, разделённый на 4 более мелких квадрата. По горизонтали измеряется срочность , а по вертикали — важность .

Любое новое дело нужно соотносить с одним из квадратов и в зависимости от выбранного квадрата предпринимать конкретное действие, например, сразу браться за выполнение или откладывать на потом.

Варианты действий с делами

Матрица управления временем Стивена Кови предполагает 4 варианта развития действий.

Если дело срочное и важное , его нужно сделать прямо сейчас. Доля таких дел может доходить до 40-50%. Кови утверждает, что срочные и важные задачи слабо способствуют достижению ваших главных целей. Наличие большого количества таких дел прежде всего говорит об аврале, следовательно, о неправильной организации рабочего времени и низкой личной продуктивности.

Если дело несрочное и важное , то для его выполнения нужно выделить максимальное количество времени, внимания и ресурсов. Именно эти дела приводят вас к поставленным целям, а значит польза от выполнения является максимальной.

Если дело срочное и неважное , нужно его делегировать (поручить). Постарайтесь найти исполнителя, для которого это задание является важным. Таким образом вы сэкономите собственное время.

Если дело несрочное и неважное — не выполняйте его. Иногда психологически трудно отказаться от выполнения, потому как в сознании уже укрепилась мысль, что задачу необходимо завершить. Если же у вас не получается проявить силу воли и перебороть себя — поместите дело в отдельный список «Сделать когда-нибудь».

Как управляться с большим количеством дел, используя матрицу

Скорее всего, вы очень занятой человек и количество ваших дел измеряется десятками.

Пытаться держать их в голове или выписывать на бумагу — контрпродуктивно.

Представляем вам ЛидерТаск — специализированную программу для разбора дел. ЛидерТаск поддерживает методику управления временем Стивен Кови.

Создайте в программе 4 папки (проекта) для работы по матрице времени:

Начинайте наполнять их задачами:

Попробуйте ЛидерТаск для работы по матрице управления временем Кови.

Скачать ЛидерТаск

Матрица Эйзенхауэра (носящая имя 34-го президента США, придумавшего ее) — один из методов тайм-менеджмента для определения приоритетов дел дня. Выглядит матрица как четыре квадрата, которые получаются при пересечении осей "Важно — Неважно" по горизонтали и "Срочно — не Срочно" по вертикали.

Как использовать эту матрицу? Просто распределите туда свои дела (например, дела дня) в соответствии с их важностью и срочностью.

Важные и срочные дела — те, которые очень важны и не терпят отлагательства. Без них все порушится, и сделать их завтра — будет уже поздно. Эти дела нужно делать сегодня, в первую очередь — и обязательно. Примеры важных и срочных дел: выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит; внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту; срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту. В теории квадрат важных и срочных дел должен быть пустым, но на практике иногда у каждого человека бывают важные и срочные дела, часть из них порождается ленью, часть — недостатком профессионализма, а часть — форс-мажорами.

Важные, но не срочные дела — это то важное, что срочным станет в скором времени. Если вы не планируете этого дожидаться и устраивать себе ненужную гонку, то обратите на эти дела самое пристальное внимание. Примеры таких дел: текущая (плановая) работа по вашим проектам; планирование новых проектов; оценка полученных результатов по проектам.

Дела не важные, но срочные. Как правило, в этот квадрат попадают дела никак не приближающие вас к цели, какой бы она ни была, это дела, которые надо делать, но исключительно для того, чтобы их делать. Поздравить с днем рождения (оказывается, Вася родился именно сегодня), неожиданный приход гостей и другие не запланированные, навязанные встречи, от которых нельзя отказаться. Если из этого можете что-то делегировать, кому-то поручить — сделайте это обязательно.

Не важные и не срочные дела — это самая противная категория дел. Они не важны, они не срочны, но именно их хочется делать. Это ваши пожиратели времени — чтение глянцевых журналов, компьютерные игры, просмотр телепрограмм и интернет-серфинг.

Важно: многие начинают заниматься фигней, когда просто устают. Когда хочется-хочется. Так вот, это ошибочное решение. Правильно — запланировать качественный отдых (это категория Важно, но не срочно) и отдохнуть качественно, а не заниматься фигней.

Итого — как инструмент, матрица Эйзенхауэра работает и, более того, хорошо организует, если ей следовать. Можете собой гордиться, если квадрат "Важно и Срочно" будет у вас чаще пустым: а это вполне реально, если вы чаще будете заниматься делами квадрата "Важно, но не Срочно". Так работают профессионалы!

Вам будет полезно определить насколько эффективно вы проводите свое время, умеете ли Вы устанавливать приоритеты и делегировать обязанности.

Выпишите из Вашего еженедельника/дневника план одного дня. Что Вы сделали, какие задачи
решили, с кем встречались, кто Вам мешал работать, сколько на это ушло времени? Распределите сделанное по четырем квадрантам Матрицы Эйзенхауэра с указанием затраченного времени.

Подсчитайте, как распределилось время по четырем квадрантам?

Обработка результатов.

Квадрант I - те дела, которые требуют немедленного решения. Они и срочные, и важные, и так
и кричат о себе: «Сделай! Прими решение! Ответь на письмо! Совещание! Приготовь доклад!».

Что Вы получили?
Если квадрант I непропорционально разросся, это значит, что сроки и даты управляют Вами, а не Вы своей жизнью. Может, Вы просто дотянули все дела до последнего предела? Ведь очень может быть, что дела квадранта II, которые тоже важные, но не срочные, стали срочными, поскольку Вы не успели их выполнить в установленные сроки? У Вас отсутствует стратегический подход к проблеме. Менеджер, да и просто человек, попавший в такую ситуацию, находится под ежедневным дамокловым мечом стресса, вызванного непреходящей кризисной ситуацией. У Вас нет ни времени, ни сил обдумать перспективные планы, подготовить предложения о новом продукте, Ваши друзья, отношениями с которыми Вы так дорожите, забыли, как Вы выглядите. Вы догоняете уходящий поезд, и в один прекрасный момент окажетесь на пустом перроне с разрывом сердца.

Почему?
Вы неправильно расставили приоритеты, не умеете делегировать обязанности, не доверяете
своим сотрудникам, тянете все нагрузки на себе. При таком положении вещей Вам трудно рас-
считывать на повышение, т.к. у Вас нет мнения, видения будущего компании, Вы целиком заняты
важными проблемами сегодняшнего дня.

Что делать?
Научиться делегировать обязанности, воспитывать себе заместителя, дублера, если хотите, который заменит Вас при необходимости. Подготовить лист обязанностей, которые Ваши сотрудники могут выполнять вместо Вас. Пересмотреть лист приоритетов. Перенести центр тяжести Вашей деятельности в квадрант II.

Золотое правило: Кризис легче предотвратить, чем разрешать.

Квадрант II. Важно, но не срочно - прекрасная философия! Если Вам удалось так распределить время, что квадрант II оказался наиболее заполненным делами, Вас можно искренне поздравить!

Что Вы получили?
Вы прекрасно умеете «отделять зерна от плевел», концентрируетесь на главном, имеете свой взгляд на все, поскольку у Вас достаточно времени спокойно поразмыслить о текущих и будущих проектах. У Вас хорошие деловые отношения с Вашими коллегами, Вам есть к кому обратиться с вопросом и за консультацией, если это потребуется.

Почему?
Ваша система установления приоритетов хорошо подходит для Вашей конкретной деятельности.
Вы умеете делегировать обязанности и не тратитевремя на решение чужих проблем.

Квадрант III. Неважно, однако срочно? Несущественные мелочи, краткосрочные цели, сиюминутные интересы и проблемы.

Что Вы получили?
Вам не кажется, что Вами затыкают все дыры? Или Вы это так сами устроили? Почему Вы выполняете самую неважную часть работы? Кто за Вас делает все остальное?

Если к тому же второе место по затраченному времени в Вашей матрице занимает квадрант IV, то Вы первый кандидат на увольнение.

Почему?
В силу каких-то причин Вы изо всех своих должностных обязанностей выбрали только неважные. Причем Вы сами определили, что для Вас является основным делом, и что - суета сует. Если Вы сами признаете, что тратите время на выполнение неважных задач, то почему Вы так поступаете? У Вас нет ни четких целей, ни планов, как на ближайшее время, так и на долгосрочную перспективу. Это похоже на саботаж, причем пострадаете от него прежде всего Вы сами.

Что делать?
Если Вы собираетесь поискать себе другое место работы, подумайте вначале, на какую рекомендацию от Вашего теперешнего руководства Вы можете рассчитывать при таком трудовом энтузиазме? Наверное, целесообразнее привести в порядок дела на настоящем месте работы, чтобы Ваш начальник отпускал Вас со слезами на глазах и обещанием принять, как только Вы захотите вернуться назад. Для этого необходимо «просто» перенести центр тяжести Ваших дел в квадрант II, стать незаменимым и действительно нужным сотрудником. Для этого надо немедленно пересмотреть лист приоритетов, графики выполнения задач, освоить все техники экономии времени. Вам отступать некуда, Вы в кризисе, который может закончиться плачевно!

Квадрант IV. Неважные и несрочные дела. За что Вам платят зарплату? Вам не жаль тратить
свою жизнь на выполнение никчемных дел? Комментарии излишни.

«Срочные дела, как правило, не самые важные,
а важные - не самые срочные».
Д. Эйзенхауэр

Предварительный анализ Вашей Матрицы Эйзенхауэра показал, что люди, стремящиеся и добивающиеся успеха, избегают заниматься делами из квадрантов III и IV.

Если большинство Ваших дел оказались в квадрантах I и III, Вам полезно ознакомиться с заметкой: Квадранты I и III

Все говорят о пользе тайм-менеджмента, как о способе сэкономить собственное время. На деле же, получается, что больше времени проводишь над блокнотиком с планами, поиском нужной страницы, а также анализом записанных вперемешку дел, идей, соображений.

Сегодня поговорим о методе планирования, который помог 34-у президенту США занять собственную должность, а значит, упростит жизнь женщине. Итак, матрица Эйзенхауэра – что из себя представляет, как используется, где и кем применяется узнаем из этой статьи.

Значение и эффективность

Этот способ планирования отличается использованием, точно поставленных для себя целей. Вы знаете, к чему идете по жизни, каковы рвения души, а также, чего хотите достичь в ближайшие сроки. Принадлежность дел к достижению цели определяет критерий для поиска им места в матрице – важность. То, что поможет вам стать тем, кем хотите – важно, остальное – нет.

Второй критерий для описания дел, на котором работает матрица – это срочность. То, что требует немедленного или наискорейшего выполнения – срочно, а то что может подождать – не срочно.

Значение матрицы основано на том, что помогает наглядно увидеть список работы, которая ведет вас к цели, а также той, которая ничего не приносит для продвижения. Таким образом, можете не просто оценить собственную работу по поводу эффективности, а также выработать четкий план, чтобы эту эффективность приумножить.

Теперь поговорим о значении. Матрица Эйзенхауэра помогает человеку продвигаться к поставленным целям. Если следовать ей, неукоснительно придерживаться принципов работы, то желаемые достижения скоро замаячат на горизонте, а действия для прохождения остального пути, будут четко предопределены. Знаете, что делать, а значит – все шансы достичь вершин в кратчайшие сроки.

Суть метода

Понимаю, что не все уже сталкивались с этим понятием, а потому сразу после хвалебных од объясню, что это такое.

Матрица Эйзенхауэра – это метод планирования собственного времени, который основывается на размещении перечня дел в списке особой структуры.

В сам список вносите абсолютно любые дела, только стоит понимать степень их важности и срочности. Способ используйте как инструмент расстановки приоритетов, который позволит достичь для себя результатов в сокращенные сроки.

Список дел структурируется в виде квадрата, состоящего из четырех сегментов. Каждый сегмент отведен для дел и заданий, в соответствии с важностью и срочностью.

Способ организации личного времени подходит для краткосрочного планирования. Например, на один или два дня. Использовать можно всем: будущим бизнесменам, нынешним домохозяйкам, студентам и наемным рабочим. Это универсальная методика. Повторюсь – важно определиться с собственными целями.

Сразу дам рекомендации по ведению дел таким способом. В нынешнем мире разработана масса приложений на основании матрицы Эйзенхауэра для смартфонов, ноутбуков, планшетов, что позволит избавиться от использования блокнота. Также, удобно вести подобные таблицы в Excel. Сторонникам старинного бумажного способа, никто не запрещает вести собственный дневник или просто делать записи на листиках, главное – чтобы было удобно.

Как правильно использовать метод

Чтобы методика работала на вас, а личное продвижение было заметным, вести записи стоит правильно. Если все делать должным образом, с задумкой разработчика матрицы, то человек быстро заметит собственную организованность, а также появление у него свободного времени.

Объясняю подробно, с примерами, по принципу нарастания важности информации:

• Четвертый сегмент, посвященный неважным и не срочным делам, заполняется, для виду. Сюда вносите просмотр ленты новостей в соцсети, «необходимость» позвонить подружке или тете из Красноярска, чтение мыльной оперы, а также просмотры сериалов. Это те дела, которые не имеют ни срочности, ни важности для личностного или профессионального развития, то есть – пожиратели времени. От их выполнения пользы нет никакой.
• Третий сегмент, состоит из неважных срочных дел. Это поручения вам от другого человека, внезапно возникшие встречи. Например, подружка попросила отнести джинсы в химчистку. Дело, которое непосредственно на ваше личностное и профессиональное развитие никак не влияет, но все равно требует внимания и времени, причем в определенный срок.
• Второй сегмент. Сюда вносят важные дела, не имеющие срочности. Для выполнения которых, стоит обладать запасом времени. Важность приобретают потому, что влияют на развитие и достижение поставленных целей, но к счастью не ограничивают во времени. Это те задачи, которые стоит выполнять размеренно и спокойно, с максимальной отдачей, а значит – в будущем принесут свои плоды в виде вашего продвижения к поставленной цели. Выполнение списка из этого сектора для вас приоритетным. Сюда вписывают профессиональные задачи, меры для личностного развития, а также для поддержания собственного здоровья.
• Первый сегмент. Важные срочные дела. По сути это те задачи, которые должны находиться во втором сегменте, но с выполнением затянули, оставив работу на последний момент, когда дедлайн уже «на носу». Теперь будете вынуждены работать в авральном режиме, а также рискуете «напортачить». Например, работу пришлют на доработку. Идеально работающей считается та матрица, в которой этот сегмент пустует. Это говорит об умении человека грамотно располагать собственным временем.

Применение в реальных условиях

Думаю, что теоретически все понятно, но в этом и соль, что только теоретически. Уверена, что молодым мамам, которые хотят совместить карьеру с воспитанием ребенка, туманно представляется внедрение в эту табличку приготовление пищи на неделю, стирки, работы на дому или получения дополнительного образования. Поэтому использование матрицы посвящается одной цели. Выбираете цель, а затем строите время так, чтобы как можно быстрее ее достичь.

В жизни современной женщины получается, что хочется быть хорошей мамой, женой, а также преуспеть на карьерном росте. В таком случае, лучше использовать матрицу для планирования на один день, а главное помнить, что все действия, которые ведут к цели – обязательно важные. И не важно, что они могут не соответствовать друг другу по смысловому наполнению. Так, надобность присутствия на первом выступлении ребенка, будет важным срочным делом, а составление квартального отчета – важным, но не таким срочным. По крайней мере, конкретно для этого дня.

Упражнение с матрицей помогает ориентироваться по жизни и определить для себя важность целей и задач. В таком случае, принципы важности и срочности будут абстрактными.

Например, мои цели на три месяца – научиться кататься на коньках, получить повышение квалификации, сдать экзамен на водительские права, найти новую работу, обновить гардероб мужа.

Как их разместить:

1. Получить водительские права, пройти повышение квалификации – потому что так расширятся горизонты для поиска нового рабочего места;
2. Найти новую работу;

1. Обновить гардероб мужа – это конечно важно для меня. Но никак не скажется на моем развитии;
2. Научиться кататься на коньках – приятно, но в жизни вряд ли пригодится.

Девушки, ставьте себе цели и придерживайтесь их с помощью матрицы Эйзенхауэра. Ведь цели наполняют нашу жизнь смыслом.

Сегодня мы с вами рассмотрим, насколько важна правильная расстановка приоритетов в любом деле, и как можно научиться их расставлять, используя несложную технику со сложным названием: матрица Эйзенхауэра .

Наверняка каждый из нас хотя бы когда-то сталкивался с нехваткой времени для выполнения всех намеченных задач. Мало того, есть определенная категория людей, которым его не хватает постоянно и катастрофически! Стараясь все успеть, они пытаются даже , но от этого общий результат страдает только еще больше.

Главная проблема таких людей заключается в незнании , или нежелании использовать их на практике. В частности – одного из важнейших методов управления временем, который звучит так: правильная расстановка приоритетов.

Именно от умения правильно расставить приоритеты во многом зависит успешность и своевременность выполнения всех имеющихся задач.

Другими словами, человеку необходимо грамотно распределить очередность выполнения дел и следовать этой очередности.

Существуют разные методы расстановки приоритетов. Сегодня я хочу рассмотреть один из наиболее популярных, и, пожалуй, наиболее действенный метод, который получил название “Матрица приоритетов Эйзенхауэра”. Что это такое и как ее использовать – об этом далее.

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра был изобретен даже не математиком или психологом, а самим 34-м президентом США – Дуайтом Дэвидом Эйзенхауэром. Будучи известным политиком, он, естественно, постоянно сталкивался с необходимостью выполнения огромного количества дел, и вот, чтобы все успевать, и выработал для себя этот метод, который на сегодня активно используется в тайм-менеджменте для выполнения как рабочих, так и личных задач.

Матрица Эйзенхауэра представляет собой систему координат, по оси X которой откладывается важность дел, которые необходимо выполнить, а по оси Y – их срочность. Таким образом, образуется четыре сегмента, которые отличаются между собой по степени срочности и важности. Рассмотрим, как выглядит матрица Эйзенхауэра на картинке:

Метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра заключается в распределении всех имеющихся дел и задач по этим четырем сегментам для выполнения их в строгой последовательности.

Если распределить все задачи в эти 4 сегмента, то получится, что:

– сверху – все срочные дела;

– справа – все важные дела;

– снизу – все не срочные дела;

– слева – все не важные дела.

А теперь кратко охарактеризуем каждый из получившихся квадратов именно в той последовательности, в которой нужно выполнять относящиеся к ним задачи.

1. Важные и срочные дела. То есть, правый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. Здесь должны находиться наиболее важные задачи, которые, к тому же, необходимо выполнить срочно. То, что называется “вопрос жизни и смерти”.

Сюда можно отнести, например, выполнение работы, срок сдачи которой подходит к концу, важный деловой звонок, если вы обещали позвонить в определенное время. Или, в личном плане – посещение дантиста, если у вас вдруг резко разболелся зуб.

В идеале в этом квадрате не должно накапливаться более 1-2 дел. Категорически не стоит “пихать” в этот сегмент все подряд: вы должны объективно оценивать, насколько эта задача действительно важная и действительно срочная.

2. Не важные, но срочные дела. Или левый верхний сегмент матрицы Эйзенхауэра. К этому сегменту стоит относить незапланированные, внезапно появившиеся дела, которые нужно выполнить срочно, но которые при этом не являются особо важными. То, что называется “форс-мажор”.

Например, начальник попросил сходить отправить почту. Или по дороге отлетел каблук, и нужно срочно его отремонтировать либо вернуться поменять обувь. Или вы вдруг вспомнили, что у коллеги сегодня день рождения, а рабочий день уже заканчивается – нужно срочно поздравить.

Кому-то ошибочно может показаться, что эти дела входят в первую категорию, то есть, являются важными, но это абсолютно не так. Потому что их выполнение никак не повлияет на вашу дальнейшую жизнь или результаты работы – от того, что вы сделаете эти дела, ничего вообще не изменится, тем не менее, их нужно делать срочно, без этого никак.

Второй сегмент вообще часто может пустовать: дела в нем, как правило, появляются внезапно и исчезают сразу после их срочного выполнения.

3. Важные, но не срочные дела. То есть, правый нижний сегмент матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся все задачи, которые для вас важны, но при этом не требуют безотлагательного выполнения. Важные дела, срок выполнения которых еще не “поджимает”, и которые могут подождать в том случае, если есть дела в первых двух сегментах.

Например, деловые контакты с клиентами, не имеющие четких временных рамок, текущая работа. В личном плане – занятия спортом, изучение английского языка, чтение полезной литературы.

Важно понимать, что некоторые дела из этой категории, если их не выполнять, постепенно поднимаются вверх и переходят в первый сегмент, то есть, становятся срочными. К примеру, вам нужно погасить кредит до 25 числа. Если на календаре 20 число – это просто важное дело, а если 24 – уже важное и срочное.

Этот сегмент, хоть и является аж третьим в расстановке приоритетов, играет очень большое значение, поскольку именно решение задач, входящих в него, оказывает максимальное влияние на дальнейшую жизнедеятельность человека.

4. Не важные и не срочные дела. Последний, левый нижний квадрат матрицы приоритетов Эйзенхауэра. Сюда относятся дела, от выполнения которых вообще ничего не зависит, и которые, по большому счету, зачастую человеку вообще не нужны. Их объединяют одним общим термином – “пожиратели времени”.

Например, поболтать с подругой по телефону, полазить в социальной сети, посетить развлекательные сайты и т.п.

К выполнению задач из этой категории стоит приступать только в том случае, если все остальные категории на данный момент пустуют.

Вот так работает метод расстановки приоритетов Матрица Эйзенхауэра.

На этом все. Надеюсь, что вы взяли себе на заметку эти полезные советы и рекомендации. До новых встреч на – сайте, который поможет вам достичь успеха в любом деле и научит грамотно распоряжаться личными финансами.